Einkauf | Swiss Life

Der Einkauf bei Swiss Life Deutschland verbindet unternehmerische Ziele mit leistungsfähigen Lieferanten und gestaltet Beschaffungsprozesse für Stabilität und Flexibilität gleichermaßen. Durch vertrauensvolle Partnerschaften mit Lieferanten entsteht die Grundlage für Qualität, Kontinuität und Handlungsfähigkeit – auch bei sich verändernden Rahmenbedingungen.

Über unseren Einkauf

Mehrwertorientierung

Wir gestalten unseren Einkauf so, dass er nachhaltige und langfristige Mehrwerte für Swiss Life schafft. Dabei handeln wir im Einklang mit unseren Unternehmenswerten und unterstützen unsere Bedarfsträger bestmöglich in ihrem Alltag. Nachhaltigkeit ist ein zentraler Bestandteil unserer Einkaufsstrategie und prägt unser Handeln entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit

Wir legen Wert auf einen offenen und konstruktiven Austausch mit unseren Bedarfsträgern und unseren Lieferanten. Durch umfassende Marktkenntnis, Fachkompetenz und den Einsatz innovativer Lösungen stellen wir sicher, dass wir hochwertige Produkte und Dienstleistungen bereitstellen. Unser Ziel ist eine vertrauensvolle, faire und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Gestaltung einer zukunftsfähigen Beschaffung

Swiss Life versteht sich als lernende und agile Organisation. Wir orientieren uns an Markttrends, entwickeln unsere Einkaufsprozesse kontinuierlich weiter und nutzen moderne, benutzerfreundliche Technologien, um Effizienz und Transparenz zu fördern. Wir wählen unsere Lieferanten sorgfältig aus und erwarten, dass sie unsere Qualitäts- und Compliance-Standards erfüllen. Die Einhaltung gesetzlicher und interner Richtlinien ist für uns eine grundlegende Voraussetzung und Ausdruck unserer Verantwortung gegenüber Bedarfsträgern, Lieferanten und der Öffentlichkeit.

Die Warengruppe Consulting & Professional Services bündelt alle externen Beratungs- und Dienstleistungsleistungen von Swiss Life Deutschland. Sie umfasst sowohl IT-nahe Services wie Infrastruktur, Cloud und Entwicklung als auch Management-, Steuer- und Wirtschaftsberatung sowie projektbezogene Unterstützung.

Die Warengruppe MICE umfasst alle Dienstleistungen rund um geschäftliche Veranstaltungen bei Swiss Life Deutschland. Dazu zählen u. a. Meetings, Incentive-Reisen, Kongresse und Messeauftritte. Sie unterstützt die effektive Planung und Durchführung von Veranstaltungen.

Die Warengruppe Hardware umfasst sämtliche physischen IT-Komponenten wie Computer, Server, Laptops, Monitore, Drucker, Netzwerkgeräte und Peripheriegeräte, die für den Betrieb der IT-Infrastruktur bei Swiss Life Deutschland benötigt werden.

Die Warengruppe Software umfasst alle digitalen Anwendungen, die für den Betrieb und die Weiterentwicklung der IT-Systeme bei Swiss Life Deutschland benötigt werden. Dazu gehören SaaS-Lösungen, Softwarekäufe sowie Wartungs- und Pflegeleistungen.

Lieferanten

eProcurement-Plattform Coupa

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Die Einkaufsabteilung von Swiss Life Deutschland nutzt Coupa als zentrale, cloudbasierte Beschaffungsplattform. Sukzessive werden sämtliche Procurement-Prozesse über dieses System gesteuert. Für Lieferanten von Swiss Life Deutschland entstehen durch die Verwendung von Coupa keine Kosten.

In Coupa nutzen wir ein standardisiertes Verfahren für die Aufnahme neuer Lieferanten sowie für die regelmäßige Aktualisierung bestehender Partnerdaten. Das System unterstützt diesen Prozess durch automatische Erinnerungen, sodass die benötigten Informationen stets aktuell und vollständig vorliegen.

Coupa stellt ein zentrales Modul zur Verfügung, in dem Verträge erstellt, geprüft und verwaltet werden können. Dadurch arbeiten Beschaffung und Lieferanten direkt in einer gemeinsamen, aktuellen Datenbasis, was Abstimmungen vereinfacht und den gesamten Vertragsprozess transparenter macht.

In Coupa werden Waren und Dienstleistungen in strukturierten Katalogen bereitgestellt. Hinterlegte Konditionen und abgestimmte Preise ermöglichen eine schnelle, einheitliche und fehlerarme Bestellabwicklung.

In Coupa führen wir strukturierte Sourcing-Events durch, zu denen Lieferanten gezielt von der Beschaffung eingeladen werden. Diese digitalen Ausschreibungen ermöglichen einen transparenten, effizienten und nachvollziehbaren Vergleich von Angeboten.

Der P2O-Prozess in Coupa umfasst alle operativen Schritte von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zum bestätigten Wareneingang. Rechnungsprüfung und -verarbeitung erfolgen anschließend separat in SAP, sodass beide Systeme nahtlos zusammenwirken.

Mehrwert für Lieferanten

Verlässliche Grundlage für eine nachhaltige Geschäftsbeziehung
Effiziente, automatisierte Prozesse sparen Zeit und Kosten
Nutzerfreundliche Oberfläche
Geringere Fehlerquote durch standardisierte Workflows

Wissenswertes

Technische Voraussetzungen

Für die Nutzung reicht ein internetfähiges Endgerät mit aktuellem Webbrowser aus - eine Installation zusätzlicher Software ist nicht notwendig.

Bitte stellen Sie sicher, dass E-Mails der folgenden Absender zugestellt und nicht durch Spam-Filter blockiert werden:

@supplier.coupahost.com und @swisslifedeutschland.coupahost.com

Rechnungsstellung

Coupa wird nicht für die Rechnungsverarbeitung genutzt - die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt über SAP S/4 HANA Vendor Invoice Management (VIM)
Rechnungen sind ausschließlich an die zentrale Rechnungsadresse Rechnungsstelle@swisslife.de zu senden
Bitte geben Sie auf jeder Rechnung die Swiss Life Bestellnummer/Referenz, Kostenstelle sowie einen Ansprechpartner an
Jede Rechnung ist in einer separaten E-Mail zu übermitteln
Sofern Sie bereits elektronisch fakturieren, bevorzugt Swiss Life den Empfang von ZUGFeRD Rechnungen

FAQ zum Swiss Life Lieferantenportal in Coupa

Was ist Coupa bei Swiss Life?

Coupa ist die zentrale digitale Einkaufsplattform von Swiss Life. Sie wird genutzt, um Einkaufsprozesse wie Ausschreibungen und Bestellungen effizient undtransparent abzuwickeln.

Weshalb setzt Swiss Life Coupa ein?

Coupa unterstützt Swiss Life dabei, Einkaufsprozesse zu standardisieren, Transparenz zu erhöhen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu vereinfachen.

Ich habe bereits ein Konto im Coupa Supplier Portal (CSP) – weshalb kann ich trotzdem nicht mit Swiss Life arbeiten?

Die Registrierung im allgemeinen Coupa Supplier Portal (CSP) allein reicht nicht aus. Eine Zusammenarbeit mit Swiss Life ist erst möglich, nachdem Sie aktiv per E-Mail zum Swiss Life Lieferanten-Onboarding eingeladen wurden und dieses erfolgreich abgeschlossen haben.

Wie erhalte ich Zugang zum Swiss Life Lieferantenportal in Coupa?

Lieferanten erhalten eine persönliche Einladung per E-Mail zum Swiss Life Lieferanten-Onboarding. Über die Schaltfläche "Respond without Joining" bzw. "Ohne Beitritt antworten" können Sie sich im Swiss Life Lieferantenportal in Coupa registrieren (onboarden)

Weshalb erhalte ich Erinnerungen per E-Mail?

Coupa versendet in regelmäßigen Abständen automatische Erinnerungen, solange das Lieferanten-Onboarding noch nicht abgeschlossen ist. Wird das Onboarding innerhalb von 30 Tagen nicht abgeschlossen, wird die Einladung automatisch storniert.

Wichtig: Bitte verwenden Sie für die Registrierung ausschließlich die Schaltfläche "Respond without Joining" bzw. "Ohne Beitritt antworten" aus der ersten Einladungs-E-Mail. Über die Erinnerungs-E-Mails ist eine Registrierung technisch nicht möglich.

Ist die Nutzung des Swiss Life Lieferantenportals in Coupa kostenpflichtig?

Nein. Die Nutzung ist für Lieferanten kostenlos.

Wie werde ich zu Ausschreibungen eingeladen?

Eingeladene Lieferanten erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.

Wie reiche ich ein Angebot ein?

Die Angebotsabgabe erfolgt direkt im Swiss Life Lieferantenportal in Coupa innerhalb der jeweiligen Ausschreibung.

Was passiert, wenn ich nicht an einer Ausschreibung teilnehme?

Eine Nichtteilnahme hat keine automatischen Konsequenzen. Wenn möglich, bitten wir um eine kurze Rückmeldung.

Kann ich mein Angebot nachträglich ändern?

Angebote können bis zum Ende der Ausschreibungsfrist angepasst werden. Danach sind Änderungen nicht mehr möglich.

Wie erhalte ich Bestellungen von Swiss Life?

Bestellungen werden Ihnen elektronisch per E-Mail über Coupa zur Verfügung gestellt.

Welche technischen Voraussetzungen sind für Coupa erforderlich?

Für die Nutzung von Coupa benötigen Sie einen aktuellen Webbrowser und eine gültige E-Mail-Adresse.

Ich erhalte keine E-Mails von Coupa – woran kann das liegen?

Bitte prüfen Sie Ihren Spam-Ordner und stellen Sie sicher, dass E-Mails von Coupa nicht durch Sicherheitseinstellungen blockiert werden.

Welche Browser werden unterstützt?

Coupa unterstützt gängige aktuelle Browser wie Chrome, Edge und Firefox.

Ist die Nutzung des Swiss Life Lieferantenportals in Coupa kostenpflichtig?

Nein. Die Nutzung ist für Lieferanten kostenlos.

Erfolgt die Rechnungsstellung über Coupa?

Nein. Swiss Life nutzt Coupa nicht für die Rechnungsverarbeitung.

Über welches System werden Rechnungen verarbeitet?

Für die Rechnungsverarbeitung nutzt Swiss Life das System SAP S/4 HANA Vendor Invoice Management (VIM). Alle wichtigen Informationen dazu finden Sie weiter oben auf dieser Seite.