Optimales Zeitmanagement im Büro

Es ist bereits Mittag, doch zu den wirklich wichtigen Aufgaben sind Sie noch nicht gekommen. Wenn das häufiger vorkommt, sollten Sie lernen, die verfügbare Zeit sinnvoller einzuteilen und anstehende Arbeit besser zu planen. Mit diesen Tipps optimieren Sie Ihr Zeitmanagement.

Überblick behalten

Führen Sie eine To-do-Liste und erfassen Sie alle anstehenden Aufgaben und Tätigkeiten. Legen Sie von vornherein fest, wie viel Zeit Sie einer Aktivität widmen wollen. So lernen Sie nach und nach Ihre eigene Leistungsfähigkeit besser einzuschätzen und sich weder zu wenig noch zu viel aufzubürden. Gestalten Sie Ihre Planung dabei realistisch, denn nichts ist frustrierender als seiner Konzeption ständig hinterherzuhinken.

Prioritäten setzen

Vielleicht kennen Sie das auch: Man widmet sich zuerst den angenehmeren oder leichteren Aufgaben – und die Jobs, die eigentlich wichtiger wären, aber möglicherweise mit etwas mehr Mühen verbunden sind, bleiben liegen. Setzen Sie Prioritäten – jeden Tag aufs Neue. Sonst verzetteln Sie sich und setzen Ihre Kräfte möglicherweise für weniger bedeutende Arbeiten ein. Am besten Sie bewerten Ihre To-Dos: Die Kernaufgaben Ihrer Position haben immer Vorrang, denn sie entscheiden über Ihren Erfolg. Widmen Sie sich diesen Pflichten gleich morgens, wenn Sie noch ausgeruht sind.

Zeitfresser erkennen

Identifizieren Sie Ihre persönlichen Zeitfresser. Das könnten beispielsweise Unordnung und damit die Suche nach Unterlagen sein oder das fehlende Delegieren von Aufgaben. Störungen von außen sind Kollegen, die auf einen Plausch oder mit einer Frage vorbeikommen. Zusätzlich gibt es noch persönliche Störfaktoren wie Perfektionismus, die Aufschieberitis, Unkonzentriertheit und Tagträumereien. Wenn Sie wissen, was Sie aufhält, können Sie Lösungen dafür suchen. Etwa die Bürotür zu schließen, wenn Sie nicht gestört werden möchten oder Aufgaben auch mal zu deligieren.

Eins nach dem anderen

Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe und führen Sie diese konsequent aus, bevor Sie sich der nächsten widmen. Haken Sie Erledigtes auf Ihrer To-do-Liste ab, das motiviert! Außerdem stellen Sie so sicher, dass nichts Wichtiges unter den Tisch fällt. Trotz aller Geschäftigkeit: Gönnen Sie sich Verschnaufpausen. Nur so können Sie den ganzen Tag konzentriert bleiben und Ihr Arbeitspensum schaffen.

Ordnung ist das halbe Leben

Eine gute Ablage ist für einen reibungslosen Arbeitsablauf unabdingbar: Wer morgens in sein Büro kommt und erst aufräumen muss, verschwendet wertvolle Zeit. Schaffen Sie sich Platz zum Arbeiten und räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, bevor Sie in den Feierabend gehen!

Es dauert eine Weile, ein gutes Zeitmanagement zu erlernen, doch diese Investition zahlt sich schnell aus.

Viel Erfolg!